Définir ce qui doit être récupéré
Listez les exercices, sociétés et catégories de données nécessaires. Distinguez l’export des écritures, les pièces jointes, les états produits et les informations de rapprochement. Un fichier lisible dans un tableur ne prouve pas qu’il contient tout ce qui est requis. Demandez au cabinet et au fournisseur du logiciel les formats adaptés à la reprise et les éléments qui nécessitent un export séparé.
Tester sur un échantillon représentatif
Choisissez une facture, un avoir, un règlement partiel et une écriture de clôture documentée. Vérifiez que l’information et son justificatif restent retrouvables dans le nouvel environnement. Les tests doivent porter sur plusieurs sociétés si leur organisation diffère. Notez les pertes de lien ou les champs non repris avant la bascule complète, puis convenez d’un mode de traitement des exceptions.
Organiser la période de transition
Fixez une date à partir de laquelle chaque outil devient la source de référence. Précisez où saisir les documents reçus tardivement et qui contrôle l’absence de double traitement. La résiliation d’un accès ou d’un contrat doit être coordonnée avec les obligations de conservation et les modalités applicables. Ne supprimez pas les archives simplement parce que le nouveau logiciel paraît fonctionner.
Situation illustrative
Un promoteur change de solution au milieu d’un exercice. L’export des écritures fonctionne, mais certains justificatifs restent dans l’ancien espace. Le test le révèle avant la fermeture des accès. L’équipe prévoit donc une archive séparée et une règle de recherche, plutôt que supposer que l’import a transféré l’intégralité du dossier.
Votre prochaine étape
- Le périmètre des exports par société
- Un échantillon de pièces complexes
- La date et les règles de bascule
Expliquez votre besoin en deux étapes. Nous recherchons un cabinet adapté à vos opérations.
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