La méthode pour décider
Associez chaque facture à un marché et vérifiez cumul antérieur, période, prestations concernées et validation opérationnelle. Identifiez les factures hors marché pour examen spécifique. Comparez le cumul au montant contractuel actualisé, sans conclure automatiquement qu’un dépassement est indu. Les retenues, acomptes ou régularisations doivent être traités selon les pièces et règles applicables.
Les pièces à rapprocher
Préparez le contrat, les avenants, les situations précédentes et la validation du responsable technique. Une fiche de rapprochement doit expliquer les différences entre montant demandé, validé, comptabilisé et payé.
Le signal à ne pas ignorer
Une facture peut être économiquement justifiée mais mal rattachée, ou correctement rattachée mais contestée. Gardez ces deux contrôles distincts pour ne pas confondre erreur administrative et désaccord sur la prestation.
La question à poser en rendez-vous
Peut-on suivre une facture jusqu’au marché, à la validation technique et au paiement ? Demandez ce chemin de contrôle sur un échantillon de lots importants pour repérer les ruptures entre les outils utilisés par les équipes.
Exemple chiffré illustratif
Exemple illustratif : un marché de 300 000 € et un avenant accepté de 20 000 € portent l’engagement à 320 000 €. Avec 260 000 € déjà facturés et une nouvelle situation de 40 000 €, le cumul atteint 300 000 € ; il reste 20 000 € sur le montant contractuel.
Votre prochaine étape
- Associer chaque facture à son marché et aux avenants acceptés.
- Contrôler le cumul des situations avec la validation technique des prestations.
- Expliquer les écarts entre montants demandés, validés, comptabilisés et réglés.
Expliquez votre besoin en deux étapes. Nous recherchons un cabinet adapté à vos opérations.
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